هر یك از دستگاههای اجرایی كشور عهده دار انجام برخی از وظایف دولت هستند و لذا برای ایفای وظایف محوله، بودجه ای در قالب اعتبار مصوب از محل بودجه كل كشور در اختیار آنها گذاشته می شود تا پس از تخصیص اعتبار و دریافت وجه از خزانه براساس مقررات موضوعه و جهت تحقق اهداف معین دستگاه آن را به مصرف برسانند.
حسابداری فقط با وقایعی كه بتوان آن را با پول اندازه گیری كرد، سروكار دارد. باین ترتیب بسیاری از رویدادها و واقعیتهای مهم یك سازمان كه قابل بیان به زبان پول نیستند در دفاتر مالی آن ثبت و ضبط نمی شوند.